【財稅知識】熱點！公司印章管理的17個核心問題
2021-11-13 09:19:24
1.騰訊VS老干媽，第一波假公章惹的禍！騰訊狀告老干媽！6月30日，中國裁判文書網發(fā)布廣東省深圳市南山區(qū)人民法院民事裁定書，同意原告騰訊要求查封、凍結被告老干媽公司價值1624.06萬元的財產。 原因是騰訊與老干媽公司簽訂了《聯(lián)合營銷惠州協(xié)議》，騰訊將資源投入老干媽油辣椒系列的推廣。 據騰訊稱，騰訊已按合同履行了相關義務，但老干媽并未按合同付款。 騰訊經多次催款仍未收到任何款項，不得不依法起訴。 第二波！老干媽否認并報警。 老干媽回應:從來沒有惠州，沒有廣告，沒有合同。 然后直接報警，說:騰訊可能被騙了。 第三波！7月1日中午，越秀區(qū)警方公布真相！3人偽造老干媽印章，與騰訊簽約！7月1日，越秀區(qū)公安雙龍分局通報，3人偽造老干媽公司印章，冒充公司市場部經理與騰訊簽訂惠州協(xié)議。目前，已有3人被拘留。 二、公章的災難，其實不止一個案子，因為公章，引來了災難。 不止一個案例。 今年年初，當當網創(chuàng)始人李國慶帶人進入當當網辦公區(qū)“搶”了幾十枚公章和財務章。當當報警，宣布公章、財務章、財務部門章作廢。 后來，李國慶還發(fā)聲:不“搶”！我先不說了。用一章告訴我！3.為什么公章這么吸引人？首先，一個公司剛成立的時候，一般需要全套的章節(jié)。 印章齊全共5枚:公章、合同章、發(fā)票章、財務章、法人章。 除法人章外，其他四章需按有關規(guī)定向工商、公安、開戶或預留銀行備案蓋章。 這些印章功能不同，但都代表公司的意志，具有特定的法律效力。因此，了解每一枚印章的功能，加強對它的保護是非常重要的。 一、公司印章管理的十七個核心問題公司印章有哪些類型，用途是什么？公司印章主要分為五種:(1)公章，用于處理公司對外事務，工商、稅務、銀行等對外事務需要蓋章。 (2)財務專用章，用于簽發(fā)公司票據，簽發(fā)支票時需要蓋章，通常稱為銀行印章。 (3)合同專用章顧名思義，通常需要在公司簽訂合同時加蓋。 (4)法定代表人印章，用于特定用途，公司開具票據時也要加蓋，通常稱為銀行小印章。 (5)發(fā)票專用章，公司開具發(fā)票時需要蓋章。 二、刻制公司印章有哪些程序和手續(xù)？一般來說，企業(yè)需要帶稅務登記證復印件、營業(yè)執(zhí)照復印件、法人身份證復印件，先去公安局登記。公安局出具證明后，會到指定地點刻制印章。一般需要提供上述材料的原件和復印件。 3.印章被盜、被搶或丟失怎么辦？印章被盜(搶)的，企業(yè)對使用印章產生的糾紛不承擔責任。 首先，由于公章已經在公安機關備案，法定代表人應攜帶身份證原件及復印件、營業(yè)執(zhí)照原件及復印件到遺失地轄區(qū)派出所報案，領取報案證明。 第二步是讓公眾知道丟失的公章無效。因此，公章丟失后的第二步是持舉報證明原件及復印件和工商營業(yè)執(zhí)照原件及復印件在市級以上的日常公開報刊上，聲明公章無效。 報紙將于第二天出版。 你可以在哪家報紙上向當?shù)毓ど叹炙饕暶鳎棵總€地方都有不同的規(guī)定。 這里需要提醒的是，大多數(shù)報紙會要求公司所有股東到場，并簽署同意刊登該報的聲明，才允許刊登，這也為很多公司丟失公章重新發(fā)行設置了一定的障礙。 第三步，持以下證件到公安局公安部門申請新的備案印章:《營業(yè)執(zhí)照》復印件2份，法定代表人身份證復印件2份，企業(yè)出具的印章證明復印件1份，法人授權書復印件1份，全體股東身份證復印件1份， 工商行政管理局印制的股東證書或股東名冊復印件1份，派出所報案回執(zhí)和報紙公告復印件1份。 第四步，注冊新印章后，可以在公安局公安部門的指導下刻制新印章。新的密封需要與之前丟失的密封不同，或者略有不同。 最后一步就是拿著上面的材料去印章店刻一個新的印章。 4.股東持有公章使公司經營陷入僵局。其他股東可以重寫公章嗎？在股東之間，或者董事長與總經理之間因內部管理糾紛引發(fā)的印章爭奪戰(zhàn)中，公安機關一般不記錄印章的遺失情況，即很難獲得印章的重刻，即使印章重刻，公司仍然會面臨兩枚印章具有同等法律效力的情況。 5.不同印章在法律效力上有區(qū)別嗎？嚴格意義上的法律效力大小沒有區(qū)別，印章只要符合法律規(guī)定的印章要求，意義真實，即為有效。 然而，由于印章的使用范圍不同，人們認為印章是有效的。 公章是所有印章中使用最廣泛的法人權利象征。在現(xiàn)行立法和司法實踐中，審查其是否加蓋法人公章已成為判斷民事活動是否成立和有效的重要標準。 除非法律有特別規(guī)定(如發(fā)票的蓋章)，公章可以代表法人的意志，合同等法律文書可以簽訂，具有較高的法律效力。所有以公司名義寄送的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他公司資料均可使用公章。 6.公章可以代替合同專用章嗎？能 在簽訂合同、協(xié)議時，公章與合同專用章具有同等法律效力。 《最高人民法院關于審理經濟糾紛案件涉嫌經濟犯罪若干問題的規(guī)定》第四條將公章與合同專用章并列使用，足以說明公章與合同專用章在簽訂合同時具有同等效力。 七、什么情況下不能使用電子印章？除法律法規(guī)不適用的電子文件外，可以同意使用電子印章。 電子印章不適用于:(1)涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等個人關系。；(二)涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的；(三)停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)；(四)法律、行政法規(guī)規(guī)定不適用電子文件的其他情形。 八、合同未加蓋有效公章但經法定代表人簽字的，合同是否有效？生效，除非約定合同生效時要簽字蓋章。 《合同法》第三十二條規(guī)定:“當事人采用合同形式訂立合同的，自雙方簽字或者蓋章時合同成立。 由于法定代表人以公司名義從事民事活動時代表公司，只有法定代表人簽字才能使合同生效。 同理，雖然沒有公章，但如果簽訂合同的人是公司授權的，合同同樣有效。 9.公章借給他人使用，他人私下簽訂的擔保合同是否有效？有效的 公司印章作為獨立的企業(yè)法人，是其對外活動的有形代表和法律憑證。經公司授權后，公司負責人或其他管理人員僅為印章的臨時持有人和保管人。因行使公司印章而產生的權利和義務應由公司承擔，而不是由持有人或保管人承擔。 公司自愿將其印章出借給他人使用的，視為公司授權他人使用，由此產生的權利義務由公司承擔。 因此，公章出借給他人后私下簽訂的擔保合同有效，公司需要承擔擔保責任。 X.合同上加蓋分公司印章是否有效？分公司雖然不具有獨立法人地位，但也領取營業(yè)執(zhí)照，可以成為民事訴訟的被告。因此，如果在合同上加蓋分公司印章，一般認定合同有效，相關民事責任由總公司承擔。 XI。公司在經營過程中會遇到哪些印章方面的風險？公司印章常見的風險有:(1)他人使用假印章；(二)其他使用掃描打印印章的；(3)對方使用內部部門印章未備案、未資質的；(4)使用帶有數(shù)字符號的印章；(5)同時使用多個密封件。 由于上述風險較高，公司和企業(yè)應提高警惕，做好交易審查工作。 比如可以通過要求對方提供公司局的刻章許可或者委托律師調查對方印章的記錄，仔細查看是否有公章正常讓東莞注冊貿易公司使用的油印等印痕，拒絕對方不規(guī)范使用印章等方式來檢查印章的真實性。 十二.公司更名后，使用了新的印章。加蓋公章的合同對公司是否仍然有效？有效的 企業(yè)名稱變更不影響被變更公司的債務，加蓋原企業(yè)名稱印章的文件對被變更公司仍具有法律效力。因此，原企業(yè)名稱印章應妥善保管，并可指定保管人。必要時可將印章銷毀登記備案，減少法律風險。 十三.如何鑒別印章的真?zhèn)危?1)看字體。 根據前述規(guī)定，印章必須是宋體。如果對方蓋章的印章不是宋體，應該是假印章。 (2)看顏色。 由于質量和強度的原因，真正的官印顏色往往不均勻，而電腦制作的印章顏色一致，更加生動。 (3)看形狀，包括單詞的形狀和周圍圓圈的形狀。 首先，無論是圓形還是橢圓形印章，雖然字不橫不豎，但單看每個字都是規(guī)則的長方形，不能扭曲，或者是上胖下瘦看起來是梯形。 其次，看印章周圍圓圈的形狀。這個圓有一定的寬度，如果仔細看邊緣(包括印章上文字的邊緣)，不可能很光滑。經常會出現(xiàn)一些小縫隙、小棱角或者小空白色，這也是上墨和燙印過程中油墨密度和燙印強度不一致造成的。 電腦直接做出來的印章就沒有這樣的問題，完美的也只能說是贗品。 (4)看角度。 雖然大多數(shù)人都想正確蓋章，但總會有一點偏差，尤其是圓形印章更難把握。 但是用電腦制作印章時，默認必須是100%正。 (5)看位置。 看公章是在協(xié)議的空白色部分還是在正文上。 一般來說，真正的印章是蓋在公司名稱上的，而粗制濫造的假印章喜歡蓋在空白色上，因為假印章是電腦制作的，如果蓋在文字上，會擋住后面的文字。 不過，為了看起來更真實，生產水平更高的假印章也會被蓋在字樣上。這時，你需要仔細看印章上的字和紙上印的字重合的地方。如果真印章重疊，后面的字還是可以通過墨跡顯示出來；電腦做的假印章會完全擋住下面的字。 14.企業(yè)印章管理存在的主要問題有哪些？(1)刻章業(yè)務流程不清晰，沒有審批程序。只要業(yè)務需要，領導或部門可以隨意刻章。刻制后不出具正式開業(yè)證明，也不規(guī)定印章的使用范圍和時間。 (二)印章刻制未在公安部門指定的單位進行，也未在公安機關備案的。隨便找個單位刻制公章，刻制后使用，為以后印章的使用風險埋下了隱患。 (3)個別企業(yè)無印章管理規(guī)章制度，印章使用未經嚴格審批。 印章管理人員對使用的印章材料不嚴格審核，甚至打印在空白色介紹信或空白紙上。 印章的保管人讓印章離開他的視線，或者讓其他人在沒有監(jiān)督人的情況下將印章帶出，因為他沒有時間讓其他人為他蓋章。 (4)個別企業(yè)沒有統(tǒng)一印章使用臺賬，用一頁紙請示。請求完成后，領導打印審批的簽字單由經理室保管，時間長了容易丟失，無法追溯。 個別單位雖然有統(tǒng)一的打印臺帳，但在簽材料時，并沒有把要打印的項目和要打印的人登記在領導直接上報的文件上。未來與此類文件相關的問題無法追溯，造成法律風險。 (5)個別企業(yè)的印章保管制度不完善，沒有專人保管。印章丟失或被盜，不會及時上報，也不會主動在報紙上宣布作廢，留下潛在的印刷風險。 (6)個別企業(yè)為了追求利潤，允許不合格企業(yè)掛靠施工，有的情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章。一旦掛靠單位出現(xiàn)問題，企業(yè)將承擔相應的責任。 (7)個別企業(yè)不重視項目部印章的管理，沒有意識到項目部印章對企業(yè)的重要性。項目部印章管理不規(guī)范，項目部印章申請范圍和申請審批程序沒有限制，項目部印章使用臺賬沒有建立，形成了項目部印章管理的空白色，給企業(yè)帶來較大的法律風險。 (8)個別企業(yè)印章造假后，未能采取正確措施，任由風險發(fā)生，給企業(yè)帶來了不可挽回的損失。 (9)下屬單位、部門、項目部被撤銷關閉后，個別企業(yè)未能及時收回、銷毀這些單位的印章，造成印章丟失，存在潛在的法律風險。 15.公司印章保管應采取哪些措施？一是建立日常保管制度:(1)公司印章采用分級保管制度，各類印章由各崗位專人按職權收集保管；(2)印章必須由專人妥善保管，不得擅自委托他人保管，并在其崗位職責中予以明確；(3)公章應妥善保管，注意安全，防止損壞、丟失和被盜。 其次，明確了保管人的責任:(1)印章保管人必須妥善保管印章，不得丟失。 如有遺失，必須及時向公司辦公室報告；(2)印章必須嚴格按照公司印章使用規(guī)定使用，未經規(guī)定程序不得使用；(3)使用中，保管人對文件的簽署和印章使用表進行審核，同意的予以打印，拒絕的予以退回；(4)檢查印章的使用是否與密封文件的內容一致，如果不一致，則不予密封；(5)印章使用違規(guī)，給公司造成損失的，由公司對違規(guī)者進行處罰，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移交有關部門處理。 16.專人管理公章需要注意什么？人事管理是指公司安排專門部門或專職人員對公章的使用、印制、登記等進行管理，可通過制定公司相應的內部制度進行完善。 目前小企業(yè)的公章一般由法定代表人控制。如果法定代表人是公司股東，一般更有保障。雖然作為法定代表人的股東和公司本身不一樣，但在風險防控方面，由于公司和股東的利益原則上是一致的，所以加蓋法定代表人公章會更為審慎。 當公章被特殊人員使用不當時，便于追溯公司內部責任。同時，公章負責人建議僅限于行政職能部門或行政人員，避免公章管理人與銷售或采購負責人具有同等地位，因為后者在境外從事經營活動，使得權利行使不透明，難以監(jiān)控其使用印章的合法性或合理性。 17.公司印章的使用和管理應采取哪些措施？(1)企業(yè)建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位法律風險防控責任；同時，要加強對印章管理人員的法律風險防范教育，使其認識到印章對企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理技能和法律風險防范意識。 (2)企業(yè)制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責，明確印章刻制和使用的業(yè)務流程，做到有章可循、有章可循。 (3)企業(yè)新注冊單位取得營業(yè)執(zhí)照后，直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。 企業(yè)臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經法務部、專業(yè)部審核，報公司主要領導批準。 經批準后，印章管理部門應當在公安機關指定的單位統(tǒng)一刻制和記錄。 印章交付使用前，由印章管理部門出具印章啟用文件，未啟用的印章不能使用。 (四)企業(yè)應當建立統(tǒng)一的印章使用臺帳，制定印章使用申請表。 申請印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批手續(xù)，并經主管部門和企業(yè)領導批準。 印章使用人經企業(yè)領導批準后，填寫統(tǒng)一的登記表進行打印，企業(yè)文員對需要打印的文件進行認真審核，核對打印內容和次數(shù)是否與申請一致后，方可在相關文件上打印。 打印時必須由印章保管人本人打印，其他任何人不得代為打印。同時，不得讓印章離開印章保管人的視線。 (5)印章保管人必須加強印章保管。未經企業(yè)主要領導批準，不得攜帶印章外出。特殊情況下需要執(zhí)行的，必須指定一名監(jiān)督陪同。 印章丟失必須第一時間向公安機關報案，并取得報案證明。同時，損失聲明應在當?shù)鼗蝽椖慨數(shù)貓蠹埳瞎肌? (6)禁止在空白色文件上加蓋公章，如空白色介紹信、空白皮書、空白色文件。 如遇特殊情況，須經總經理批準，公章使用人應在《公章使用登記表》中明確文件數(shù)量，文件內容落實后，再進行審批登記。 公章使用人因故不再使用預印空白色文件資料的，應當將文件資料交回行政部(或辦公室)并辦理登記手續(xù)。 在使用預印空白色文件資料的過程中，公章使用人應承擔相應的工作責任。 (7)企業(yè)必須定期檢查印章的使用情況。 企業(yè)印章管理部門應當按照印章管理規(guī)定，組織法制、監(jiān)察部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應措施。 (8)企業(yè)應加強對項目部、部門印章的使用管理，限制其使用和使用審批程序，嚴格遵循公司行政公章的使用程序，要求各級印章保管和使用單位。 項目部印章和部門印章應嚴格限制使用范圍。不得用于與外界簽訂合同，不得用于對外承諾、證明等材料。如有必要，應告知業(yè)主、原材料供應商和其他利益相關方使用權限。 項目部、企業(yè)部指定印章印章和保管員，建立使用臺賬，絕不允許分包單位使用項目部印章。 (9)企業(yè)部門變更或撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收集部門印章和印章記錄；掛靠分行注銷后，分行所有印章及印章記錄，包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人姓名等。，必須在辦理工商注銷手續(xù)后收繳；項目部關閉后，項目部的印章和印章記錄必須全部上交企業(yè)印章管理部門。 企業(yè)印章管理部門應當會同法制部門統(tǒng)一銷毀收集的印章，印章管理部門應當按照檔案管理規(guī)定將封存記錄歸檔。 (10)偽造公司或項目部印章的，企業(yè)印章管理部門應及時將有關情況告知法律管理部門，法律管理部門應依法解決。 基本做法是:一是及時向公安機關報案，追究制假者的法律責任；其次，在相關報紙上發(fā)布澄清聲明，及時告知潛在客戶；最后，及時通知假冒合同相對人，陳述相關事實，解除相關合同。如果對方不配合，及時向當?shù)胤ㄔ荷暾垼ㄟ^法律途徑確定合同無效，并解除相關合同。
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